Datenschutzrechtliche Informationen gemäß Art. 12 DSGVO
Auf dieser Seite informieren wir Sie über die zur Nutzung von Microsoft Teams erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Wir verwenden Microsoft Teams zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und / oder Videokonferenzen. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, Carmanhall and Leopardstown Dublin 18. Dafür haben wir eine vertragliche Vereinbarung mit dem Anbieter geschlossen. Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an z.B. einem Online-Meeting machen. Bei der Teilnahme an einer Microsoft Teams-Videokonferenz ohne eigenes Nutzerkonto werden neben den Audio- und Videodaten auch Metadaten zur Konferenz verarbeitet.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), IP-Adresse und Informationen zum genutzten Endgerät
- Meeting-Metadaten: z. B. Thema, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, ggf. Telefonnummer, ggf. Ort
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Bei Nutzung des Chats sind die Chat-Inhalte Gegenstand der Verarbeitung. Bei Bestehen eines Nutzerkontos (nicht erforderlich), werden außerdem folgende Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Telefonnummer (optional), E-Mail, Passwort, Profilbild (optional). Eine Speicherung von Videokonferenzen und Chats durch uns erfolgt nicht ohne die explizite Einwilligung aller Teilnehmer.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Es erfolgen keine Aufzeichnungen der Online-Meetings. Sofern doch, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine explizite Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, kann dies mitgeteilt werden und das Online-Meeting gegebenenfalls verlassen werden.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert. Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Der Anbieter Microsoft, welcher die Plattform Microsoft Teams betreibt, verarbeitet die personenbezogenen Daten in unserem Auftrag. Diese Daten dürfen vom Anbieter nur entsprechend unserer Zwecke und nicht für eigene Zwecke genutzt werden, d.h. sie dürfen weder für Werbung verwendet noch an Dritte weitergeben werden.
Die Speicherung von Daten, welche zur Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet werden, sowie erstellte und geteilte Inhalte, Kommentare, Chat-Nachrichten, Sprachnachrichten, zugewiesene, bearbeitete und abgegebene Inhalte endet, sobald der Nutzer das Unternehmen verlassen hat, seine Einwilligung ganz oder in Teilen widerruft oder einer Verarbeitung widerspricht. Die Löschung aus den Systemen von Microsoft ist vom Zeitpunkt der Löschung eines Kontos nach 90 Tagen abgeschlossen. Derselbe Zeitraum gilt auch für die Löschung von Dateien durch den Nutzer selbst. Inhalte von Chats bestehen, solange Konten der an dem Chat beteiligten Nutzern bestehen.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Microsoft Teams und angebundenen Produkten erfolgt überwiegend auf Servern mit Standorten in Deutschland. Es ist möglich, dass sogenannte Telemetriedaten, eine Art Diagnosedaten, in den USA verarbeitet werden. Dabei geht es weniger um Inhalte von Chats, Videokonferenzen, Terminen und gestellten Aufgaben, Nutzerkonten und Teamzugehörigkeiten, sondern um Daten, welche dazu dienen, die Sicherheit und Funktion der Plattform zu gewährleisten und zu verbessern. Nach der aktuellen Rechtslage in den USA haben US- Ermittlungsbehörden nahezu ungehinderten Zugriff auf alle Daten auf Servern in den USA. Nutzer erfahren davon nichts und haben auch keine rechtlichen Möglichkeiten, sich dagegen zu wehren. Die Risiken, welche durch diese Zugriffsmöglichkeiten von US-Ermittlungsbehörden entstehen, dürften eher gering sein.
Im Rahmen des CLOUD-Act haben US-Ermittlungsbehörden auch Möglichkeiten, bei Microsoft die Herausgabe von personenbezogenen Daten, die auf Servern in der EU gespeichert sind, zu verlangen. Dort werden die meisten Daten gespeichert, die bei einer Nutzung von Microsoft Teams anfallen. Nach Angaben von Microsoft ist die Anzahl dieser Anfragen recht gering. Microsoft gibt für Juli – Dezember 2019 insgesamt 3.310 Anfragen von Ermittlungsbehörden an.
Weitere Informationen wie Microsoft Daten verarbeitetet finden Sie hier:
Thema Sicherheit bei Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview
Die aktuelle Datenschutzerklärung von Microsoft:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Thema Datenschutz und Microsoft Teams:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
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